1. Die gewünschte Erfahrung konkret beschreiben
Im Briefing steht zuerst, was die Gäste erleben und erhalten sollen. Ein Markenmotiv mit digitaler Ausgabe benötigt einen anderen Umfang als eine Kombination aus KI-Bild, kurzem Film und Postkarte. Das Format wird mit dem Veranstaltungsthema und dem Budgetrahmen verbunden.
Bereits bekannte Angaben zu Termin, Location, Gästezahl und Einsatzdauer erleichtern die erste Einschätzung. Offene Gestaltungsfragen können im Austausch geklärt werden. Die geplante Gästezahl wird dabei nicht mit einer garantierten Zahl fertiger Aufnahmen gleichgesetzt.
2. Die Fläche als vollständigen Ablauf betrachten
Die Station ist ein Teil der Fläche. Hinzu kommen Zugang, Erklärung, Aufnahme, gegebenenfalls ein Wartebereich und die Ausgabe. Gäste sollen erkennen können, wo die Aktion beginnt und wie sie ihr Ergebnis erhalten. Der Kamera- und Lichtaufbau wird mit der gewünschten Aufnahme abgestimmt.
Strom, Netzverbindung, Untergrund, Transportweg und Auf- sowie Abbauzeiten werden mit der Location geklärt. Die notwendigen Angaben richten sich nach dem gewählten System. Pauschale Flächen- oder Stromwerte ersetzen keine Abstimmung für den tatsächlichen Einsatz.
3. Gestaltung und Testfreigabe rechtzeitig organisieren
Die Agentur stellt die verfügbaren Markenelemente, das Kampagnenthema und den gewünschten Look bereit. MyPortrai ordnet diese Angaben der geplanten Motivwelt zu. Testbilder klären Bildausschnitt, Erkennbarkeit und Branding, bevor das Eventteam die Variante für den Einsatz freigibt.
Ein Ansprechpartner bündelt Rückmeldungen zur Gestaltung. Das Briefing beschreibt außerdem, ob Einzel- oder Gruppenaufnahmen geplant sind. Die Auswahl eines Motives allein klärt noch nicht, wie jede mögliche Gruppengröße im System umgesetzt werden kann.
4. Aufnahme, Verarbeitung und Betreuung zuordnen
Die Verantwortlichen für Gästeeinweisung, Systembetrieb, Rückfragen und Ausgabe werden im Leistungsumfang festgelegt. Eine betreute Lösung braucht klare Ansprechpartner zwischen Agentur, Location und Umsetzungsteam. Die Abläufe werden so besprochen, dass Veränderungen vor Ort schnell eingeordnet werden können.
Die Verarbeitung gehört in den Zeitplan. Ein passender Test zeigt, wie Motiv und Ausgabe im gewählten Setup zusammenspielen. Ein Verfahren für Unterbrechungen und offene Ergebnisse wird vor dem Einsatz abgestimmt. Konkrete Kapazitätswerte werden erst mit dem tatsächlichen Prozess belastbar.
5. Ausgabepfad und Abnahme vor dem Event prüfen
Die digitale Datei und eine Postkarte werden am vorgesehenen Ausgabeformat geprüft. Dabei geht es um Bildwirkung, vollständiges Branding und den verständlichen Weg zum Ergebnis. Wird KI-Video gewünscht, gehört auch eine freigegebene Beispielsequenz in die Vorbereitung.
Das abschließende Briefing verbindet Gestaltung, Technik, Personal, Einsatzdauer und Übergabe. Für Agenturen ist die klare Abgrenzung hilfreich: Was übernimmt MyPortrai, was kommt von der Location und welche weiteren Leistungen steuert 360° Company bei? Diese Fragen werden für das konkrete Projekt beantwortet.
Checkliste für Ihr Briefing
- Termin, Standort, Gästezahl und Einsatzdauer nennen
- Bild, Video, Druck und gewünschtes Branding auswählen
- Fläche, Zugang, Strom und Netz mit der Location abstimmen
- Einzel- und Gruppenmotive im Test freigeben
- Betreuung und Ansprechpartner im Leistungsumfang festlegen
- Ausgabe, Unterbrechungen und Abnahme gemeinsam vorbereiten
Marke & Gestaltung
Format & Erlebnis