1. Mit einer gleichen Aufgabenbeschreibung vergleichen
Beschreiben Sie zuerst, was die Gäste erhalten sollen: ein persönliches KI-Bild, eine kurze synthetische Szene oder eine Kombination mit Postkarte. Dazu gehören Anlass, Termin, Location, erwartete Gästezahl und Einsatzdauer. Erst mit diesen gleichen Eckdaten lassen sich unterschiedliche Angebote sinnvoll vergleichen.
Gästezahl und Anzahl geplanter Ergebnisse sind unterschiedliche Größen. Eine Veranstaltung kann mehrere Stunden dauern und trotzdem kurze Spitzen im Besuchsfluss haben. Nennen Sie diese Zeitfenster, Gruppenaufnahmen und gewünschte Ausgabeformen, damit das Angebot den tatsächlichen Betrieb berücksichtigt.
2. Die Leistungspositionen getrennt prüfen
Eine einzige Zeile „KI-Fotobox“ sagt wenig über die gemeinsame Arbeit aus. Die folgende Matrix ist eine Prüfhilfe für das Gespräch. Sie beschreibt keine festen Pakete; die bestätigten Positionen werden im individuellen Angebot zusammengeführt.
| Position | Was im Angebot geklärt sein sollte |
|---|---|
| Motivwelt und Branding | Thema, freigegebene Logos/Texte, Varianten und Layout für die Ausgabe |
| Looktest | Geeignete Testaufnahmen, Kriterien, Verantwortliche und Freigabefassung |
| Aufnahmesystem | Stationen, Kamera/Beleuchtung und örtliche Einrichtung im vereinbarten Umfang |
| Persönliches KI-Video | Gewünschte Szene, Bewegung, Verarbeitung und digitale Ausgabe |
| Digitale Mitnahme | Bestätigter Ausgabepfad und verständliche Anleitung für Gäste |
| Postkartendruck | Gewünschtes Layout, Drucktest, Material und abgestimmter Betrieb |
| Betreuung und Logistik | Auf-/Abbau, Laufzeit, Gästeeinweisung und Zuständigkeiten |
| Übergabe | Welche freigegebenen Materialien und vereinbarten Ergebnisse an wen gehen |
3. Gestaltung und Freigabe als eigene Arbeit einplanen
Die Motivwelt beginnt mit einer Idee und freigegebenem Markenmaterial. Ein Logo, ein Moodboard und ein gelungenes Beispiel sind noch kein vollständiger Produktionsstand. Klären Sie, welche Varianten entstehen sollen, welche Rückmeldungen gebündelt werden und wer die finale Fassung bestätigt.
Im Looktest werden die persönlichen Ergebnisse und das wiederkehrende Markenlayout getrennt beurteilt. Für die Postkarte zählen zusätzlich Bildschnitt und Lesbarkeit im tatsächlichen Druckformat. Ein Videomotiv braucht eine Prüfung der Bewegung. Diese Prüfungen sollten im Umfang sichtbar sein, damit die Freigabe nicht erst auf der Eventfläche beginnt.
4. Den vollständigen Gästeprozess beauftragen
Aufnahme, Verarbeitung und Ausgabe bilden gemeinsam den Ablauf. Fragen Sie, wer Gäste einweist, das System bedient und offene Ergebnisse erklärt. Fläche, Zugang, Strom, Netzverbindung und Aufbauzeiten werden mit der Location abgestimmt. Welche dieser Aufgaben das Umsetzungsteam übernimmt, gehört in das Angebot.
Eine Clipdauer ist keine Verarbeitungszeit. Für eine realistische Planung werden Motiv, Stationen, Ausgabeweg und erwartete Besuchsspitzen gemeinsam betrachtet. Ein Test unter passenden Bedingungen schafft eine bessere Grundlage als ein allgemeiner Wert ohne Bezug zum eingesetzten System.
5. Optionale Leistungen und weitere Produktion unterscheiden
Druck, persönliche KI-Videos, ein zusätzlicher Markenaufbau und klassischer Eventfilm erfüllen eigene Aufgaben. Markieren Sie im Vergleich, welche Bausteine benötigt werden, welche noch offen sind und welche von einem anderen Team kommen. So wird ein Angebot nicht durch unterschiedliche Annahmen scheinbar günstiger oder größer.
MyPortrai plant die persönliche KI-Erfahrung am Event. Die reale Aufnahme mit umlaufender Kamera führt zur spezialisierten 360°-Videobooth. Eine gesamte Markenfläche oder zusätzliche Filmproduktion wird mit dem passenden Leistungsbereich von 360° Company abgestimmt. Die Verantwortlichkeiten bleiben im gemeinsamen Projekt erkennbar.
6. Mit einer klaren Abnahme und Übergabe abschließen
Halten Sie die freigegebene Motivvariante, das Layout, den Ausgabepfad und die beteiligten Ansprechpartner fest. Bei einem mehrtägigen Einsatz werden zusätzlich tägliche Übergaben und Änderungsentscheidungen besprochen. Ein kurz dokumentierter Stand hilft Agentur, Location und Betriebsteam, mit derselben Fassung zu arbeiten.
Für das erste Gespräch genügt ein vorhandenes Briefing mit den bekannten Eventdaten und den gewünschten Ergebnissen. Offene Motiv-, Video- und Druckfragen können ausdrücklich offen bleiben. Gemeinsam lässt sich daraus ein passender Leistungsumfang entwickeln, statt vorab ein unpassendes Komplettpaket auszuwählen.
Checkliste für Ihr Briefing
- Gleiche Eventdaten für alle Angebotspositionen verwenden
- KI-Foto, KI-Video und Postkarte als gewünschte Ergebnisse benennen
- Motivwelt, Looktest und Layoutfreigabe im Umfang klären
- Technik, Betreuung und Location-Zuarbeit getrennt zuordnen
- Ausgabe und Übergabe am tatsächlichen Setup prüfen
- Enthaltene, optionale und externe Leistungen kenntlich machen
Druck & Gästeausgabe
Qualität & Freigabe